移至新的办公室清单多年来,企业可能会面临许多挑战–无论是严肃的还是琐碎的。对于公司而言,最困难的时期之一可能是办公室搬迁–不仅是因为办公室搬家成本高昂,而且还因为在实际的办公室搬家过程中肯定会浪费时间。

时间通常对于企业来说很关键,而任何时间或数天的停机时间对于公司而言可能都是极其昂贵的。这就是公司努力通过简化整个办公室搬迁流程来最大程度地减少两个办公室之间的过渡时间的原因。

实际上,公司搬迁完成得越快,事情就可以早日恢复正常,并且所有公司运营都将恢复其正常运营。但是,规划办公室搬迁以使其能够达到并保持所需的搬迁效率绝非易事。并非易事,但仍然可行。

毫无疑问,完成办公室搬迁的最佳方法是遵循良好的办公室搬迁清单–一个有效的组织工具,可以前所未有地优化您的办公室工作。

只需使用此清单就可以搬到新办公室,一切都很好。请注意,下面的商务移动清单在部分情况下也适用于移动家庭办公室。

搬家日前3个月

尽早开始计划办公室搬迁,以平稳过渡。根据经验,离撤职日期的时间越多,组织一次完美办公迁徙的机会就越大。

  • 一个新的业务办公室。理想情况下,该位置应该优于当前位置,或者至少不差一点。
  • 安全 通过签署商业物业租赁来确定新地点。请律师审查该租约的条款和条件,以确保以后没有令人不愉快的意外。
  • 您要离开当前业务办公室的日期。通知物业经理您打算搬出 –良好的沟通对于避免误会和可能丢失保证金至关重要。
  • 使 必要的公司间安排(如果您是负责监督和管理商业办公室搬迁的人)。在大多数情况下,最好的解决办法是组建一支可靠的员工团队,以帮助您实现目标。
  • 收集 办公室搬迁工作组,并详细讨论即将到来的公司办公室搬迁。在这里,最好的做法是为每个成员分配特定的任务,这将有助于简化两个办公室之间的过渡。
  • 时间表 负责办公室搬迁项目的团队的下一次会议,并监控在此间隔内取得的进展。
  • 初步预算,以限制任何超支情况,并尽力保持在该办公室搬家预算之内。
  • 请求 办公室搬家费用估算 来自您所在城市或城镇的多家知名企业搬家公司。请记住,要成功完成办公室搬迁,您确实需要聘请服务于您所在地区的最佳办公室搬家工人。
  • 比较 从您附近最受好评的办公室搬家公司收到的报价。对公司搬家公司提供的费率,额外服务以及所有条款和条件进行比较分析,以选择最佳报价。寻找估计值,以确保在两个办公室之间的过渡期间花费的时间最短。
  • 您所在城市最好的办公室搬家公司的服务。

雇用搬家工人的10个秘诀

搬家日前2个月

就办公室搬迁而言,事情绝对应该朝着正确的方向发展。在您搬出之前大约需要两个月的时间,这是摆在您面前的主要办公室搬迁任务。

  • 创造 当前公司办公室中所有办公家具和办公设备的详细清单。办公室移动库存将有两个不同的用途:1)它可以帮助您确定是否确实需要将所有物品转移到新的业务办公室,以及2)可用作包装清单,以最大程度地减少可能的包装错误。
  • 创造 新办公室的平面图,并使用它来规划您要移动的家具在可用空间和办公室装饰方面的放置方式。最终,目的地选择区的平面图将有助于做出正确的决定,如要转移到新办公室的内容和留下的内容。
  • 认为 在包装和移动任何办公家具物品之前先两次–书桌,椅子等–可能无法很好地适应新的办公空间,或者太旧或破损而无法再使用。这对于您要搬出的办公室中的IT办公设备同样有效–每个办公设备单元都值得移动吗?
  • 检查一下 是否需要由专业公司(而不是您雇用的办公室搬家公司)来搬动办公室中的任何IT设备。
  • 检查 紧密布置平面图,并在必要时订购新的办公家具或办公设备。将送货地址设置到新的办公地点,这样您就不必再搬运这些新送货的物品。

移动时要打包的物品:包装清单

搬家日前1个月

离搬迁日期只有4周的时间。没关系–仍然有很多时间来组织教科书办公室的搬迁。重要的是不要惊慌,而要继续一个接一个地处理办公室移动任务。

  • 收集 负责组织公司搬迁工作的办公室团队,并检查当前进度。如果进展太慢,请更多的成员帮助。
  • 更改 带有USPS的公司的营业地址,因此在移动办公地点的过程中不会丢失重要邮件。
  • 设定 所有合作伙伴企业,政府组织和个人的列表,以通知已更改的公司地址。
  • 办公室员工从他们的计算机备份最重要的数据。在办公室搬家期间可能发生任何事情,因此无论如何,关键信息都应保持安全。
  • 数字化 公司最重要的纸质文件,以防万一。另外,销毁不再需要的任何敏感文件–用碎纸机来做到这一点。
  • 开始 堆放您需要的所有包装用品–大量不同尺寸的纸板箱,包装纸,当然–气泡包装纸,很多气泡包装纸。

搬家日之前的7天(1周)

离搬家的日子只有一个星期,事情可能会开始变得有些混乱。搬到新办公室时最好的建议是保持镇静,并继续处理办公室搬迁清单。

  • 得到 与办公室搬家公司联系,以确认一切正常,并会在预定的日期和时间到达那里。
  • 使 当然 新的办公地点已为您准备就绪:所有实用程序均已正确设置,并且Internet,电话线和安全系统均已启动并正在运行。
  • 指导 员工在外出日期的前一天要从办公桌上收拾东西。
  • 提醒 每个贴有包装盒标签的人都是实现良好组织水平的关键。在确定未贴标签的移动箱子之后,没有人愿意浪费太多宝贵的时间。在办公桌和办公椅上贴上标签可能听起来很愚蠢,但事实并非如此–最好的情况是,每位员工在新办公室都要设置完全相同的办公桌和椅子,以加快适应时间。
  • 办公室中的每个人都将自己的个人物品带回家,然后直接带回新办公室。
  • 联系 一家专业的清洁公司(如果需要),并聘请这些专业人士来清洁您要离开的办公室,但在您离开办公场所之前不可以。

如何在搬家时保持镇定

搬迁日

办公室搬迁的全部准备工作归结于搬迁之日。幸运的是,雇用的办公室搬家将处理最艰巨的任务–包装所有办公家具,包装所有敏感的IT设备,并将所有这些物品装入其车辆,然后将其运输到新的办公地点。

  • 分发 新办公室给员工的钥匙或门禁卡。
  • 使 安排谁留在现任办公室协助搬家者,以及如有必要,谁留在新办公室。
  • 遇见 在安排的时间到办公室搬家,向他们展示办公室周围的情况,并告诉他们您对他们的期望。在大多数情况下,一切都应该非常简单–所有家具零件和IT设备物品都应得到很好的保护,应从办公楼中取出,并安全地装入等待的移动卡车中。
  • 采取 搬家准备出发去检查遗忘的物品或与众不同的物品时,在办公室周围进行最后的漫游–例如财产损失。
  • 安排 让受信任的人在新地点与办公室搬家人员见面,并尽一切可能为专业人士提供帮助。
  • 搬家公司交付,然后在新办公室拆开所有办公家具和设备的包装。最重要的是要浪费尽可能少的时间。
  • 员工尽早建立自己的个人工作区和工作站,以便公司的正常业务可以尽快恢复。
  • 鼓励 公司全体员工通过个性化自己的工作区域(框架艺术品等)以及使用植物美化整个场所来使新的办公空间更加舒适。
  • 关于您刚刚使用的办公室搬运工的服务的评论。为什么?这样一来,您将帮助其他公司使用该国最好的办公室搬家公司之一。

搬家当天要做什么:清单